Wat doet een VA?

Misverstand #1: Werken als virtual assistant is makkelijk

Een van de grootste misverstanden over het werken als virtual assistant is dat het makkelijk zou zijn. Niets is minder waar. Ik hoor mensen die niets van het vak afweten vaak zeggen dat als je het werk thuis vanachter je computer kunt doen, het vast niet heel moeilijk kan zijn. 

Een hardnekkig misverstand over online werken dat iedere virtual assistant vroeg of laat te horen krijgt van iemand die geen idee heeft van de complexe verscheidenheid aan taken die een virtual assistant dagelijks uitvoert. 

Zelfstandig werken als virtual assistant betekent niet alleen dat je een expert bent in zakelijke dienstverlening, je bent ook een ondernemer die een eigen praktijk draaiend houdt. Naast al het specialistische werk dat je voor je klanten doet ben je ook je eigen boekhouder, marketingexpert, webdesigner en tekstschrijver. Kortom, je bent een multitalent, een powerhouse van skills. 

Werken als VA vraagt specialistische vakkennis, creativiteit en doorzettingsvermogen. Als virtual assistant bezit je een krachtige combinatie van complexe vaardigheden waar veel mensen jaloers op zouden zijn als ze zouden beseffen wat je als VA in huis hebt. Werken als virtual assistant is heel veel dingen, maar makkelijk is het zeker niet.

Het is duidelijk dat dit argument over het algemeen voortkomt uit onwetendheid. En dat is ook wel logisch. Niet iedereen is bekend met de uitdagingen van de online wereld of met de complexiteit van het ondernemerschap. Ik neem het vooral niet persoonlijk en bedenk me dat het meer zegt over de degene die het argument maakt dan over mij en mijn beroep. 

Tevens probeer ik met geduld uit te leggen wat ik precies doe en aan de hand van simpele voorbeelden laat ik zien met wat voor uitdagingen ik dagelijks te maken heb. Heel vaak hebben mensen geen idee wat ik allemaal doe totdat ik ze het in detail heb laten zien. En wie weet, als ze eenmaal snappen wat ik doet blijkt misschien wel dat een VA precies de oplossing is die ze nodig hebben voor het werk en heb ik er een potentiële nieuwe klant bij ;-)

Misverstand #2: Een virtual assistant is een online secretaresse

Secretariële diensten bestonden al voordat de technologische ontwikkelingen van de jaren 90 werken op afstand mogelijk maakte voor het grotere publiek. In de begindagen was het beroep virtual assistant daarom een digitale evolutie van bestaande zakelijke dienstverlening. Een secretaresse op afstand die zich vooral bezighield met administratieve taken. Maar, de evolutie van de virtual assistant is niet blijven hangen in de jaren 90. De VA heeft een enorme ontwikkeling doorgemaakt in de afgelopen 20 jaar. 

De beperkte rol van uitvoerend administratief medewerker is over de jaren ontwikkelt tot een volwaardig zelfstandig beroep. Een virtual assistant is vandaag de dag een gerespecteerde onafhankelijke professional die als gelijkwaardige partner langdurige samenwerkingen aangaat met ondernemers. 

Als virtual assistant komt de persoonlijke betrokkenheid en de relatie met de klant steeds meer op de voorgrond te staan. Hierdoor verschuift de ondersteunende aard van het vak van strikt uitvoerende werkzaamheden naar een rol als persoonlijke coach. Een persoonlijk ondersteuner die zich vooral richt op de menselijke aspecten die leiden tot grotere efficiëntie en een gestroomlijnde bedrijfsvoering. Natuurlijk doen virtual assistants en ik ook nog steeds administratief werk, maar de tijd dat dit de hoofdtaak van de VA was is lang voorbij.    

Er is op zich niets mis mee als iemand denkt dat een virtual assistant een secretaresse op afstand is, het betekent namelijk dat iemand de helft van het verhaal al begrijpt. 

Het is een mooie metafoor en een goed startpunt om iemand uit te leggen wat ik als virtual assistant precies doe en wat de meerwaarde daarvan is. Als ik iemand deze vergelijking hoor maken bekijk k het dan ook niet als misverstand, maar als een uitnodiging om de rest van het verhaal voor iemand aan te vullen.

Misverstand #3: Het beroep virtual assistant is alleen voor vrouwen

Daar kan ik heel kort over zijn. Het beroep virtual assistant is voor iedereen. Iedereen kan beschikken over de eigenschappen die nodig zijn om succesvol als zelfstandig online support professional te werken. Organisatorische vaardigheden, creativiteit, doorzettingsvermogen en een klantgerichte houding zijn belangrijke eigenschappen, of je man of vrouw bent heeft er helemaal niets mee te maken. 

Het klopt wel dat het beroep virtual assistant van oorsprong gezien werd als een vrouwelijk beroep, maar die tijd is al lang voorbij. Helaas komt het nog veel voor dat mensen vasthouden aan het verouderde idee dat dit mooie vak alleen geschikt zou zijn voor vrouwen.

WAT KUN JE DOEN?

Bedenk dat het werken als virtual support professional gaat om organisatorisch talent, creativiteit, ondernemerschap, klantgerichtheid, en een hele reeks aan andere krachtige eigenschappen en laat mensen die nog vasthouden aan verouderde ideeën meteen weten dat we in de 21ste eeuw leven.

Misverstand #4: Als VA moet je kunnen werken met alle online tools en alles volledig beheersen

Een veel gehoord misverstand onder startende virtual assistants. Ik weet dat virtual assistants fantastische mensen met ongekende vaardigheden zijn, maar het blijven wel mensen. Ik heb nog nooit iemand ontmoet die alle tools beheerst en ik denk ook niet dat die dag ooit komt. 

Het is geen realistische verwachting dat je als VA leert werken met alle online tools die er zijn. Ook is het absoluut niet nodig om succesvol te kunnen werken als virtual assistant. Je hebt slechts een handvol online tools nodig om succesvol te kunnen starten als virtual assistant. 

In de praktijk zul je al werkend nieuwe tools oppakken vanuit je eigen behoefte of omdat een klant het nodig heeft. Zo bouw je al doende over de jaren je kennis van verschillende online tools uit en leer je effectiever werken met de tools die je al beheerst.

WAT KUN JE DOEN?

Wees realistisch en maak een kritisch lijstje van de online tools die je echt nodig hebt om je werk te kunnen doen. Het is vaak een korter lijstje dan je in eerste instantie denkt. En ook hier geldt het principe less is more. Het is beter om 5 online tools volledig te beheersen dan 50  tools een matig klein beetje. Vaak is het effectiever om je verder te verdiepen in de tools waar je al mee werkt dan iets nieuws op te pakken waar je nog helemaal geen verstand van hebt.  

Misverstand #5: Als VA moet je een specialisatie hebben

Is een virtual assistant een allrounder of een specialist? Het antwoord is niet verbazend, het kan alle twee. Toch komt het misverstand dat je als VA een specialisatie moet hebben regelmatig ter sprake. 

Het klopt dat er virtual assistants zijn die zich specialiseren in één of twee specifieke vaardigheden en verder niets anders doen. Dat is waardevol. Maar, dat wil niet zeggen dat je als allrounder op de tweede plaats komt. Sterker nog, er is een enorme vraag naar sterke allrounders. Virtual assistants die op veel verschillende vlakken inzetbaar zijn kunnen van enorme meerwaarde zijn voor hun klanten. 

Daarnaast denk ik ook dat allrounder of specialist geen beroepskeuze is die je maakt. Het heeft meer te maken met eigenschappen die al vastliggen in je karakter. Wie je bent en hoe je in elkaar zit bepaalt of het één beter bij je past dan het ander.   

WAT KUN JE DOEN?

Specialisten zijn niet beter dan allrounders en allrounders zijn niet beter dan specialisten. Accepteer dat je bent wie je bent en probeer dicht bij jezelf te blijven. Ben je van nature een allrounder, probeer dan de beste allrounder te zijn en verkijk je niet op de kleur van het gras bij de buren. Het is echt niet groener.

Misverstand #6: De markt is verzadigd, er zijn al teveel virtual assistants

Een misverstand dat vaak naar voren komt bij starters. Is het wel zinvol om nu nog te beginnen als virtual assistant? Er zijn al zoveel VA’s. 

Maar is dat wel echt zo? Natuurlijk lijkt het alsof er al heel veel VA’s zijn als je je net hebt ingeschreven voor een VA community waar ze allemaal samenkomen. Je mist alleen het perspectief als je er zo naar kijkt. 

Het klopt dat het VA vak steeds populairder begint te worden. Maar, het mes snijdt aan twee kanten. Meer mensen worden virtual assistant omdat het aan populariteit toeneemt, maar aan de andere kant huren meer en meer bedrijven en ondernemers een virtual assistant in omdat steeds duidelijker wordt wat de toegevoegde waarde van een VA is.

WAT KUN JE DOEN?

Je hoeft je niet af te vragen hoeveel virtual assistants er echt zijn in Nederland. Het zijn er zo’n 2500, alle zelfstandig werkende virtual assistants in Nederland. Tegelijkertijd staan er begin dit jaar ruim 2 miljoen ondernemingen in Nederland geregistreerd (bron: Kvk).

Even heel kort door de bocht met een simpel rekensommetje:
2.000.000 potentiële klanten / 2500 virtual assistants = 800 potentiële klanten per virtual assistant.

De gemiddelde support professional heeft niet meer dan 5 klanten nodig om een volwaardig fulltime inkomen te verdienen. Als je van plan bent om ook af en toe nog te slapen tussendoor denk ik dat er voorlopig meer dan genoeg klanten zijn om te verdelen...

Misverstand #7: Als virtual assistant moet je 24 uur per dag alle dagen van het jaar beschikbaar zijn

Ik blijf me erover verbazen hoe dit idee de wereld in gekomen is. Mijn theorie is dat dit beeld is ontstaan door het stereotype personal assistant die je vaak in films ziet. De overwerkte, altijd gestreste personal assistant die met een vastgelijmd Bluetooth-oortje in slaapt, dag en nacht aan het rondrennen is voor een big shot beurshandelaar of celebrity en vooral heel erg ondergewaardeerd wordt. Een rol die je in verdacht veel Hollywood producties terug ziet komen. 

Verder van de werkelijkheid van het leven van een real life VA kan bijna niet. De meerderheid van de virtual assistants in Nederland werken op vaste afgesproken tijden, slapen ’s nachts, nemen de weekenden vrij, gaan twee keer per jaar op vakantie en worden enorm gewaardeerd door hun klanten. 

Als zelfstandig werkend virtual assistant ben je eigen baas. Je bepaalt in eerste instantie voor jezelf hoe jouw werk in je leven past. Daarna bepaal je in overleg met je klanten welke uren je werkt en op welke termijn ze kunnen verwachten dat je voor ze klaarstaat. Net als alle andere zelfstandig ondernemers in Nederland. 

WAT KUN JE DOEN?

Films zijn nooit een goede vertegenwoordiging van de werkelijkheid geweest. Wij interviewen daarom regelmatig virtual assistants zodat je kunt zien hoe het leven van een echte VA er in werkelijkheid uitziet. We hopen hiermee deze Hollywood mythe de wereld uit te helpen en verdere misverstanden rond het beroep van de support professional te voorkomen. 

Wijs iedereen die denkt dat VA’s vastgelijmd zijn aan een Bluetooth-oortje en ’s nachts niet slapen op onze interviewserie voor een gezonde dosis realiteitszin, en een paar goede verhalen natuurlijk. 

Misverstand #8: Je kunt nooit echt iets verdienen als virtual assistant

Ik hoor het regelmatig om mij heen, “virtueel assistent… daar kun je toch je geld niet mee verdienen”. Boy, are they wrong… 

Er zijn plenty virtual assistants die veel meer verdienen dan ze ooit in loondienst zouden kunnen vragen, er zijn VA’s die een heel bescheiden aantal uren werken en meer dan genoeg verdienen om vrolijk van rond te komen en er zijn VA’s die een stabiel en gemiddeld salaris verdienen en daar heel blij mee zijn. 

Wil je rijk worden dan is dit beroep waarschijnlijk niet je beste keuze. Maar, als je een leuk salaris wilt verdienen en tegelijkertijd wilt genieten van de vrijheid van het zelfstandig ondernemerschap dan is dat zeker mogelijk als virtual assistant. 

WAT KUN JE DOEN?

Weinig. Dit is naar mijn mening een misverstand die geen discussie waard is. Laat de mensen die denken dat je niets kunt verdienen als virtual assistant lekker in hun waarde terwijl jij samen met duizenden andere VA’s geniet van een fijn inkomen en alle andere voordelen van het vak. Iedereen heeft het recht op een mening, ook als die niet klopt. En, de enige aan wie je echt iets te bewijzen hebt ben je zelf.

Misverstand #9: Werken als virtual assistant is een manier om snel rijk te worden

Wauw, de ideeën die mensen in hun hoofd halen… Ik zou heel graag willen dat dit geen misverstand is, maar helaas. Rijk zul je waarschijnlijk niet worden als virtual assistant en snel al helemaal niet. 

Ik snap echter heel goed waar dit idee vandaan komt. Elke keer als ik dit argument hoor zit er een boze ondertoon in en komt het van iemand die een aantal teleurstellende ervaringen met online werken heeft gehad. Jammer, maar het is geen gekke gedachte dat je er op een gegeven moment van overtuigd raakt dat het volledige internet bestaat uit get-rich-quick-schemes.

WAT KUN JE DOEN?

Ik denk dat een overdreven focus op monetaire rijkdom kan leiden tot blinde vlekken. Het lijkt mij vanzelfsprekend dat iedereen snel rijk wil worden. De vraag is alleen niet hoe word je snel rijk? 

De vraag is, wat betekent rijkdom eigenlijk echt? Draait het exclusief om absurd grote hoeveelheden geld of spelen zelfbeschikking, vrijheid en geluk een net zo belangrijke rol? Je kunt als virtual assistant een salaris verdienen waar je echt niet op neer hoeft te kijken. Maar, de bijkomende flexibiliteit, vrijheid en zelfbeschikking die je geniet als zelfstandig virtual assistant zullen vele overspannen ‘miljonairs’ met enige jaloezie doen opkijken van hun 80-urige werkweek.

Misverstand #10: Als VA mis je collega's en aanspraak omdat je altijd vanuit huis werkt

Een begrijpelijk misverstand, maar een misverstand desalniettemin. Het is een zorg die vaak opkomt bij mensen die de overstap van loondienst naar zelfstandigheid overwegen. In loondienst werk je vrijwel altijd zij aan zij met je collega’s. Dat kan leuk zijn, dat kan vervelend zijn, maar één ding is het zeker niet; optioneel. 

Dat is het grote verschil met zelfstandig ondernemerschap, je hebt de vrijheid om je eigen keuzes te maken. En, dat zie je direct terug in de uiteenlopende manieren waarop virtual assistants hun werkplek inrichten. De mogelijkheden zijn eindeloos. Hou je van rust en stilte of wil je de hele dag mensen om je heen? Jij bepaalt zelf hoe jouw werkdag eruit ziet. En, je bent zeker niet gebonden aan huis als je dat niet ziet zitten.

• Je kunt alle hippe koffietentjes verkennen en elke dag op een andere locatie werken.
• Je kunt een bureau bij een co-werkplek afhuren waar je op vaste dagen terecht kunt.
• Je kunt een eigen kantoorruimte huren en delen met een aantal ondernemers naar keuze; gezellig en economisch.
• Je kunt met collega's in de buurt afspreken dat je om de beurt bij elkaar thuis komt werken.
• Je kunt je aansluiten bij een online community waar je dag en nacht verbonden bent met collega's.
• Je kunt heerlijk in je eentje zonder afleiding kilometers maken in je eigen werkkamer thuis.
• Je kunt aan de keukentafel werken terwijl je een oogje op je kinderen houdt.
• Je kunt alle bovenstaande vormen met elkaar combineren en afwisselen naar behoefte.

Wat kun je doen?

Als je net begint komt er al genoeg op je af om je ook nog druk te maken over het huren van een kantoorruimte. Een voor iedereen toegankelijk begin is om je aan te sluiten bij een online virtual assistant community waar je direct honderden collega’s ontmoet en waar regelmatig activiteiten worden georganiseerd. Zo heb je altijd aanspraak en ook nog een plek om al je vragen te stellen en te leren van de ervaringen van anderen.

Tot slot, wellicht heb je wat meer begeleiding nodig?

ik coach graag startende VA's 1 op 1 met de opzet, uitrol en monitoring van hun business ... voel je dus zo vrij om te informeren naar de mogelijkheden 😘